Quem trabalha no ambiente corporativo certamente já ouviu a expressão “transformação digital”. O conceito explica a preparação das organizações para otimizar os processos e melhorar seus desempenhos por meio de recursos tecnológicos. Pode parecer algo corriqueiro atualmente, mas há uma área em que essa transformação digital ainda encontra obstáculos: o poder público. Governos, secretarias e autarquias enfrentam dificuldades para automatizar seus procedimentos e desburocratizar sua rotina – em um mundo cada vez mais conectado, os entraves nos trâmites incomodam os cidadãos no atendimento. Contudo, há cinco passos que os governantes já podem adotar para diminuir esses problemas e iniciar, finalmente, a tão esperada digitalização. Confira:

1 – Faça uma gestão documental completa

Não existe processo administrativo em órgãos públicos que não possua ao menos um documento. Logo, esses conteúdos são essenciais na rotina dos servidores. O primeiro passo, portanto, começa pela informatização dos arquivos e, principalmente, na forma de armazenamento, gestão e transmissão em todos os trâmites. Os documentos nato-digitais eliminam o papel, fazendo com que o processo já nasça digital. Ao invés de fazer todo esse procedimento de forma manual, com um prazo esticado, é possível encontrar soluções que realizam o serviço de forma digital e automática, inclusive mostrando todo o caminho percorrido e quais profissionais estão envolvidos.

2 – Contrate mais serviços na nuvem

A computação em nuvem é uma das bases da transformação digital. A possibilidade de acessar produtos e serviços em qualquer dispositivo conectado à Internet realmente permite uma maior economia de tempo, espaço físico e dinheiro. Além da gestão documental, um órgão público pode contratar mais soluções em cloud. Desde os mais simples, como webmail, até os mais complexos, como servidores. Dessa forma, é possível diminuir a quantidade de equipamentos instalados no local e aumentar a rapidez em todos os processos.

3 – Identifique quais soluções são mais eficientes

O tópico acima não significa que o poder público deve sair adquirindo todo e qualquer serviço em nuvem. Um dos pilares da transformação digital é justamente a capacidade de melhorar o rendimento da organização ao mesmo tempo em que economiza as despesas – um tópico também essencial para prefeituras, secretarias e autarquias. Dessa forma, é preciso que os servidores e políticos tenham uma visão estratégica, identificando os principais gargalos e como a tecnologia pode ajudá-los nisso.

4 – Tenha uma cultura de inovação

Os órgãos públicos têm peculiaridades que dificultam a transformação digital, como restrições orçamentárias, estrutura legal engessada e até a possibilidade de trocar o gestor a cada quatro anos. Mesmo assim, é possível incentivar a digitalização de todos os procedimentos se houver uma cultura entre os servidores que valorize a constante busca por inovação. Os recursos tecnológicos são meios para atingir os objetivos – e não como um fim em si para ganhar eleição. Dessa forma, todos os serviços devem ser pensados, estruturados e planejados de forma correta, identificando como a tecnologia pode ajudar e, principalmente, o que aquilo vai trazer de benefício para a população.

5 – Melhore a prestação de serviços à sociedade

O objetivo principal de qualquer órgão público é atender os cidadãos e oferecer serviços melhores e mais eficientes à população como um todo. Toda transformação digital deve ser planejada com foco no público-alvo daquela organização – com as prefeituras, secretarias e autarquias não é diferente. A tecnologia e o ambiente digital devem ser utilizados para agregar o relacionamento entre as pessoas e o poder público, seja com ouvidoria eletrônica, serviços online, trâmites burocráticos mais rápidos e transparência em todas as decisões.

(Jéferson de Castilhos é fundador da 1Doc, plataforma web de comunicação, atendimento e gestão documental para órgãos públicos)

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